AVG-Compliancy voor Zorgaanbieders in 7 Stappen

Als zorgaanbieder werk je dagelijks met vertrouwelijke gegevens van cliënten. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), of GDPR, stelt duidelijke eisen aan hoe jij en je organisatie omgaan met deze gegevens. Sinds 25 mei 2018 is deze regelgeving bindend voor elke zorgaanbieder in Europa. Phase2 helpt je graag om grip te krijgen op dataveiligheid in jouw praktijk, met dit praktische stappenplan dat je stapsgewijs door de belangrijkste AVG-maatregelen loodst.

Dit stappenplan is meer dan een checklist; het geeft je inzicht en controle over dataveiligheid en zorgt ervoor dat jouw cliënten er gerust op kunnen zijn dat hun gegevens veilig in jouw handen zijn.

Stap 1: Verkrijg Toestemming van je Cliënt en Bied Inzage via een Portaal

Toestemming van de cliënt voor gegevensverwerking is de basis van elke vertrouwensrelatie. Voor AVG-compliancy is het van cruciaal belang om expliciete toestemming te vragen en te registreren. Via Phase2 kun je deze toestemming moeiteloos vastleggen tijdens de intake, waardoor je documentatie altijd op orde is en centraal opgeslagen blijft.

Hoewel Phase2 zelf geen inzage-optie biedt, kun je dankzij de flexibiliteit van onze software koppelen met elk gewenst cliëntenportaal, zodat jouw cliënten hun gegevens eenvoudig kunnen inzien. Op die manier ben je helemaal vrij in de keuze van het portaal dat het beste aansluit bij jouw praktijk en de behoeften van je cliënten.

Stap 2: Verwerk Alleen Wat Strikt Nodig is

Bewaar enkel de gegevens die je écht nodig hebt. Het opslaan van overbodige informatie brengt niet alleen AVG-risico’s met zich mee, maar kan ook leiden tot onnodige complicaties in je werkproces. Phase2 ondersteunt je hierin door jou de regie te geven over welke gegevens je bijhoudt. Zo stel je zelf in welke informatie je verzamelt, zodat je data altijd relevant, georganiseerd en AVG-proof is.

Tip: Houd regelmatig een ‘datakwartiertje’ om samen met je team te beoordelen of alle opgeslagen informatie noodzakelijk is. Hiermee houd je je gegevensbeheer schoon en compliant.

Stap 3: Bepaal Selectieve Toegang voor Behandelaren

Niet elke collega hoeft overal bij te kunnen. Stel je voor dat een cliënt uitsluitend door de psycholoog wordt behandeld – dan hoeft de fysiotherapeut geen toegang te hebben tot dat specifieke dossier. Phase2 maakt het eenvoudig om de toegangsrechten voor medewerkers nauwkeurig in te stellen, zodat de juiste behandelaren de benodigde informatie inzien, zonder dat andere collega’s er onnodig bij kunnen. Dit verhoogt de privacy van de cliënt en geeft jou en je team het vertrouwen dat iedereen enkel toegang heeft tot wat strikt noodzakelijk is.

Stap 4: Archiveer Dossiers Handmatig en Bewaar Ze volgens de Wet

Wanneer cliënten inactief worden, is het tijd om hun dossier te archiveren. Dit is een handmatige handeling, waarbij Phase2 je ondersteunt om de toegang tot gearchiveerde gegevens te beperken. Alleen relevante medewerkers behouden toegang, zoals de AVG voorschrijft. Houd daarnaast rekening met de wettelijke bewaarplicht voor medische gegevens: 15 jaar voor de meeste zorgverleners, en mogelijk langer afhankelijk van het soort instelling. Phase2 helpt je om grip te houden op deze bewaartermijnen en je archivering AVG-compliant te maken.

Stap 5: Zorg voor een Waterdichte Verwerkersovereenkomst

Werk je samen met externe partijen die voor jou cliëntgegevens verwerken? Dan is een verwerkersovereenkomst essentieel. In dit document leg je vast hoe deze partijen omgaan met jouw cliëntdata en welke maatregelen worden genomen bij een datalek. Phase2 biedt geen standaard verwerkersovereenkomst, maar je kunt altijd gebruikmaken van het model van de overheid als leidraad. Bekijk deze modelverwerkersovereenkomst van de Rijksoverheid om een sterke basis te leggen.

Extra tip: Vraag regelmatig om een update van je verwerkersovereenkomsten met derden, zodat je zeker weet dat ze nog steeds aan de laatste AVG-vereisten voldoen.

Stap 6: Creëer Een Gegevensbewuste Organisatiecultuur

Menselijke fouten liggen vaak aan de basis van datalekken. Bewustwording binnen je team is daarom essentieel. Zorg dat iedereen op de hoogte is van de gegevensbeschermingsregels en maak van dataveiligheid een terugkerend onderwerp in teamoverleggen. Voor onze NEN7510-certificering hebben wij verschillende tools ontwikkeld, zoals gedragscodes, geheimhoudingsverklaringen en een ethische code, die je kunt inzetten om je organisatie AVG-compliant te maken en bewustzijn over gegevensbescherming te vergroten.

Praktische tip: Organiseer korte AVG-sessies om je team op de hoogte te houden van de laatste ontwikkelingen op het gebied van dataveiligheid.

Stap 7: Evalueer Privacyrisico’s met een Data Protection Impact Assessment (DPIA)

Met een DPIA breng je in kaart welke privacyrisico’s jouw organisatie mogelijk loopt en welke maatregelen je kunt nemen om deze te beperken. Niet iedere zorgaanbieder is verplicht om een DPIA uit te voeren, maar voor veel kleine zorgorganisaties kan het een waardevol instrument zijn. Phase2 biedt begeleiding bij het beoordelen of een DPIA noodzakelijk is, en we helpen je bij de afwegingen en aandachtspunten voor een volledige privacy-evaluatie.

Handige vuistregel: Loop eens per jaar de AVG-vereisten door, en check of er veranderingen zijn die jouw organisatie raken. Zo blijf je altijd een stap voor op het gebied van privacy.

Met Phase2 krijg je de tools en het vertrouwen om AVG-compliant te werken zonder dataverlies of onnodige risico’s. Door deze 7 stappen te volgen, zet je niet alleen een solide basis neer voor gegevensbescherming, maar bouw je ook aan een zorgomgeving waarin cliënten zich veilig en gewaardeerd voelen. Veiligheid, vertrouwen, en efficiënte zorg: Phase2 maakt het mogelijk – en samen maken we jouw praktijk toekomstbestendig.