ALGEMENE VOORWAARDEN

Phase2 Software B.V.

Versie 1.0 -- 2026

Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

• Phase2: Phase2 Software B.V., gevestigd te Hilversum.

• Klant: de natuurlijke of rechtspersoon die een abonnement afsluit bij Phase2.

• Dienst: het online elektronisch patiëntendossier (EPD) dat Phase2 als SaaS-oplossing aanbiedt.

• Overeenkomst: het abonnement tussen Phase2 en Klant.

Toepasselijkheid

1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, overeenkomsten en diensten van Phase2.

2. Afwijkingen zijn alleen geldig indien schriftelijk overeengekomen.

3. Eventuele voorwaarden van Klant worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.

4. In geval van strijdigheid tussen deze algemene voorwaarden en een afzonderlijk gesloten overeenkomst prevaleert de afzonderlijke overeenkomst.

Dienstverlening

1. Phase2 verleent Klant een niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht op de Dienst.

2. Phase2 zal zich inspannen om de Dienst beschikbaar en veilig te houden.

3. Phase2 treft passende maatregelen voor gegevensbeveiliging en gegevensherstel.

4. Phase2 heeft het recht de Dienst van tijd tot tijd te wijzigen of te verbeteren.

5. Phase2 maakt binnen de Dienst gebruik van geautomatiseerde technologieën, waaronder spraakherkenning, transcriptie en functionaliteiten gebaseerd op kunstmatige intelligentie (AI), voor het ondersteunen bij het opstellen van verslaglegging en rapportages.

Verplichtingen van Klant

1. Klant is verantwoordelijk voor het juiste gebruik van de Dienst.

2. Klant draagt zorg voor correcte en rechtmatige verwerking van patiëntgegevens.

3. Inloggegevens mogen niet met onbevoegden worden gedeeld.

4. Klant is verantwoordelijk voor de apparatuur en internetverbinding.

Prijzen en betaling

1. De abonnementskosten worden maandelijks vooraf gefactureerd.

2. De betalingstermijn bedraagt 14 dagen na factuurdatum.

3. Bij niet-tijdige betaling is Klant van rechtswege in verzuim.

4. Phase2 heeft het recht de toegang tot de Dienst op te schorten bij betalingsachterstand.

5. Betaling geschiedt bij voorkeur altijd via automatische incasso.

Beschikbaarheid en onderhoud

1. Phase2 streeft naar een zo hoog mogelijke beschikbaarheid van de Dienst.

2. Gepland onderhoud kan tijdelijk leiden tot beperkte beschikbaarheid.

3. Phase2 is niet aansprakelijk voor tijdelijke onderbrekingen.

4. Phase2 treft passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder periodieke back-ups en beveiligingsmonitoring, teneinde de continuïteit van de Dienst te waarborgen.

Aansprakelijkheid

1. Phase2 is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, winstderving of reputatieschade.

2. De totale aansprakelijkheid van Phase2 is beperkt tot maximaal drie (3) maanden abonnementsgeld.

3. Phase2 is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van onjuist ingevoerde gegevens door Klant.

4. Phase2 is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit het gebruik van door AI gegenereerde inhoud binnen de Dienst. De gebruiker blijft te allen tijde verantwoordelijk voor de controle, beoordeling en juistheid van informatie die wordt opgenomen in medische dossiers, rapportages of andere documentatie.

Privacy, gegevensverwerking en bewaartermijnen

1. Phase2 verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van Klant en treedt op als verwerker in de zin van de AVG.

2. Partijen sluiten een afzonderlijke verwerkersovereenkomst.

3. Klant is als zorgaanbieder verantwoordelijk voor naleving van de wettelijke bewaarplicht voor medische dossiers.

4. Conform de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO) geldt dat medische dossiers in beginsel minimaal twintig (20) jaar worden bewaard, te rekenen vanaf het moment van de laatste wijziging in het dossier.

5. Indien wettelijke verplichtingen of de noodzaak van goede zorgverlening dit vereisen, kunnen gegevens langer worden bewaard.

6. Voor zover in de Abonnementsovereenkomst of de Bewaarlicentie-overeenkomst specifieke afspraken zijn gemaakt over bewaartermijnen, archivering of verwijdering van gegevens, prevaleren die afspraken boven deze algemene voorwaarden.

Intellectueel eigendom

1. Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot de Dienst berusten bij Phase2.

2. Klant verkrijgt uitsluitend een gebruiksrecht gedurende de looptijd van het abonnement.

10. Beëindiging en gegevens na afloop

1. Het abonnement is maandelijks opzegbaar conform de overeenkomst.

2. Na beëindiging krijgt Klant gedurende 30 dagen toegang tot de Dienst uitsluitend ten behoeve van het exporteren van gegevens.

3. Na afloop van deze periode worden gegevens verwijderd, tenzij Partijen een afzonderlijke Bewaarlicentie-overeenkomst zijn aangegaan.

4. Phase2 is niet verantwoordelijk voor het niet tijdig exporteren van gegevens door Klant.

11. Overmacht

Phase2 is niet aansprakelijk indien zij haar verplichtingen niet kan nakomen door overmacht, waaronder begrepen storingen bij hostingpartijen, internetstoringen of cyberaanvallen.

12. Toepasselijk recht

Op alle overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Midden-Nederland.