Automatische verslaglegging in de GGZ

Wat betekent automatische verslaglegging in de GGZ?

Automatische verslaglegging betekent dat software een eerste versie van het sessieverslag maakt op basis van een opname. Het woord automatisch gaat over de voorbereiding van de tekst; de behandelaar blijft verantwoordelijk voor controle, aanvulling en het definitief vastleggen.

Een GGZ-gesprek is niet alleen een rij feiten. Toon, context, onzekerheid en de eigen woorden van de cliënt kunnen belangrijk zijn. Een concept moet die nuances goed weergeven. AI is daarom een hulpmiddel binnen het professionele dossierproces, niet een vervanging van dat proces.

Voor de sessie: afspraak en toestemming

Begin bij de juiste cliënt en afspraak. Leg uit dat je een opname wilt gebruiken om een conceptverslag te maken en vraag toestemming. Bij Phase2 kun je zonder opname ook zelf typen. De cliënt hoeft dus niet voor een opname te kiezen om zorg te krijgen.

Kies vooraf de taal en de microfoon. Bespreek wanneer je de opname pauzeert, bijvoorbeeld als iemand informatie geeft die niet in een opname thuishoort. Maak hierover binnen de praktijk werkafspraken zodat verschillende behandelaren dezelfde verwachtingen hanteren.

Tijdens de sessie: aandacht voor het gesprek

Je start de opname vanuit de afspraak en kunt pauzeren als dat nodig is. De opname is input voor een transcriptie en conceptverslag. Houd zelf de regie over het gesprek; ga niet anders behandelen alleen om een mooi AI-verslag te krijgen.

Bij technische problemen of een ongeschikte situatie ga je verder zonder opname. Controleer na afloop of de opname bruikbaar is. Het blijft mogelijk dat een naam verkeerd is verstaan, een passage ontbreekt of sprekers niet goed zijn onderscheiden.

Na de sessie: nalezen en finaliseren

Phase2 maakt na de opname een transcriptie en conceptverslag onder zelf gekozen kopjes per afspraaktype. Je controleert de inhoud, corrigeert onjuistheden en voegt ontbrekende informatie toe. Daarna finaliseer je het verslag; tot dat moment is het een concept.

Lees met speciale aandacht voor risicobeschrijvingen, medicatie, ontkenningen en gemaakte afspraken. Beoordeel of informatie over familieleden of andere betrokkenen nodig is in het dossier. Het is niet voldoende dat de tekst prettig leest.

• Controleer de identiteit en afspraak.
• Vergelijk klachten, observaties en afspraken met het gesprek.
• Corrigeer fouten en verwijder niet-noodzakelijke informatie.
• Finaliseer pas als het verslag inhoudelijk klopt.

De koppeling met zorgregistratie

Een gefinaliseerde afspraak sluit aan op de administratieve werkstroom. Bij Phase2 zie je ontbrekende gegevens, zoals een verwijzer, bij de declaraties. De AI maakt het concept, maar bepaalt niet zelfstandig of alle gegevens voor een declaratie juist zijn.

Met AI Complete + Automatic Invoicing kun je automatisch factureren via VECOZO. Dat is de enige abonnementskeuze bovenop AI Complete. De beschikbaarheid van een verslag betekent niet dat de financiering, verwijzing of prestatie automatisch inhoudelijk klopt; controleer die onderdelen apart.

Veiligheid en privacy beoordelen

Vraag iedere leverancier welke gegevens worden verwerkt, wie toegang heeft en welke afspraken gelden voor opnames, transcripten en modeltraining. Leg de verwerking vast in een verwerkersovereenkomst. Toestemming voor een opname vervangt niet alle andere privacyverplichtingen.

Phase2 biedt een verwerkersovereenkomst en een pagina over veiligheid en privacy. Vraag bij een kennismaking om actuele onderbouwing van beveiligingsmaatregelen. We publiceren hier geen onbevestigde NEN-certificering of garantie dat fouten nooit kunnen optreden.

Een proefperiode met duidelijke criteria

Probeer de volledige keten: afspraak plannen, toestemming vragen, opnemen, concept controleren, finaliseren en het verslag terugvinden. Meet ook de tijd die nodig is om een concept te corrigeren. Een demonstratie van één ideaal gesprek zegt niet alles over een drukke werkweek.

Bespreek met het team wanneer AI wel en niet wordt gebruikt. Kies vooraf een evaluatiemoment en beoordeel dossierkwaliteit, gebruiksgemak en de ervaringen van cliënten. De proefperiode van Phase2 is 30 dagen, niet 14 dagen.

Automatische verslaglegging of een los hulpmiddel?

Bij een los hulpmiddel moet je controleren hoe tekst naar je dossier wordt overgebracht en welke leverancier welke persoonsgegevens verwerkt. Bij een EPD met ingebouwde verslaglegging liggen afspraak en dossier in dezelfde werkstroom. Beide situaties vragen om duidelijke verantwoordelijkheden.

Vraag tijdens een demonstratie hoe je fouten corrigeert, zonder opname werkt en je gegevens meekrijgt als je stopt. Phase2 biedt hulp bij overstappen en een volledige dossierexport bij vertrek. Laat bij migratie vooraf controleren welke gegevens je huidige systeem kan leveren.

Tarieven en starten

Phase2 kost €50 per gebruiker per maand voor AI Complete, of €60 met automatische facturatie via VECOZO, excl. btw. Je probeert het 30 dagen gratis. Er zijn geen opstartkosten; jaarlijks betalen geeft één maand gratis.

Plan een vrijblijvende kennismaking met een realistische sessie en een gevuld dossier. Er is geen aparte offerte met losse functiemodules: je kiest alleen wel of geen automatische facturatie via VECOZO. De behandelaar behoudt bij beide opties de verantwoordelijkheid voor het verslag.