AI-verslaglegging: minder typen, zelf de regie

Wat is AI-verslaglegging in de zorg?

AI-verslaglegging is software die gesproken informatie uit een zorggesprek omzet in een transcriptie en een gestructureerd conceptverslag. Het is ondersteuning bij documentatie, geen zelfstandige diagnose of behandelbeslissing. De behandelaar controleert de inhoud voordat deze definitief in het dossier komt.

Een transcriptie volgt het gesprek; een conceptverslag selecteert en ordent relevante informatie. Die selectie kan onvolledig zijn of een nuance verkeerd weergeven. Controleer daarom altijd uitspraken, namen, context en gemaakte afspraken. Een vloeiend geschreven tekst is niet automatisch een juist verslag.

Hoe werkt de AI-assistent van Phase2?

Je opent de afspraak en vraagt de cliënt toestemming voor de opname. Je kiest een taal en microfoon en neemt het gesprek op. Je kunt pauzeren wanneer dat nodig is. Na de opname ontstaat een transcriptie en een concept onder de kopjes die je voor het afspraaktype hebt ingesteld.

Je leest het concept na, corrigeert fouten en vult relevante informatie aan. Pas wanneer jij finaliseert, komt het definitieve verslag in het cliëntdossier. Zonder opname kun je het verslag ook zelf typen. Zo blijft de keuze voor de werkwijze bij de behandelaar en de cliënt.

Wat moet je controleren voordat je finaliseert?

Controleer of de tekst onderscheid maakt tussen wat de cliënt zegt, wat jij observeert en welke afspraken jullie maken. Let speciaal op medicatie, ontkenningen, risico’s, persoonsnamen en tijdsaanduidingen. Een onjuiste ontkenning kan bijvoorbeeld de betekenis van een zin veranderen.

Kijk ook of alleen noodzakelijke informatie in het dossier staat. Een gesprek bevat vaak details die niet relevant zijn voor de behandeling. AI neemt de professionele afweging over relevantie en dossierkwaliteit niet over.

• Zijn klachten, hulpvraag en context correct weergegeven?
• Staan afspraken en vervolgacties er volledig in?
• Is gevoelige informatie over derden noodzakelijk?
• Klopt het verslag met je eigen herinnering en aantekeningen?

Van concept naar cliëntendossier

Een losse AI-tool vraagt vaak om tekst te verplaatsen naar een ander programma. Bij Phase2 horen de afspraak, het concept en het cliëntdossier bij dezelfde werkstroom. Het gefinaliseerde verslag verschijnt in het dossier bij het zorgtraject.

De agenda, het behandelplan, documenten en berichten zijn onderdelen van het EPD. De AI helpt bij verslagen en samenvattingen; de behandelaar bewaakt de samenhang en actualiteit. Controleer bij een demonstratie een hele werkdag, niet alleen één mooi voorbeeldverslag.

Privacy: welke afspraken zijn nodig?

Een opname van een GGZ-gesprek kan zeer gevoelige persoonsgegevens bevatten. Bespreek vooraf wat wordt opgenomen en waarvoor. Leg afspraken met de leverancier vast in een verwerkersovereenkomst en vraag naar opslag, toegangsbeheer, bewaartermijnen, verwijdering en eventueel gebruik voor modeltraining.

Phase2 biedt een verwerkersovereenkomst. Vraag ons om de actuele documentatie voor je eigen privacy- en beveiligingsbeoordeling. Een algemene verwijzing naar AVG, NEN of Europese opslag vervangt geen onderbouwing van de specifieke inrichting. Deze pagina doet daarom geen onbevestigde certificeringsclaim.

Wat zegt onderzoek over tijdsbesparing?

Een gerandomiseerd onderzoek onder poliklinische artsen uit 14 specialismen rapporteerde bij Nabla een daling van 9,5% in tijd besteed aan het schrijven van een notitie ten opzichte van de controlegroep. Voor DAX werd in dezelfde vergelijking geen significante verandering gevonden.

Dit onderzoek ging niet specifiek over de GGZ en niet over Phase2. Het percentage is geen beloofde Phase2-besparing. Uitkomsten verschillen per hulpmiddel, gesprek en werkproces. Bron: Lukac et al., gerandomiseerde studie (zie de onderzoekslink hieronder).

Meet de tijdwinst in je eigen praktijk

Gebruik de proefperiode om vergelijkbare afspraken met en zonder AI te meten. Tel niet alleen de schrijftijd, maar ook voorbereiding, nalezen, corrigeren en finaliseren mee. Noteer apart hoeveel fouten of aanvullingen je aantreft.

Bespreek de ervaringen met je team en vraag cliënten hoe zij een opname ervaren. Een werkbare invoering vraagt om duidelijke afspraken over toestemming, verantwoordelijkheid en wanneer je liever zonder opname werkt. Het doel is een goed dossier en meer aandacht tijdens het gesprek, niet alleen een kortere tekst.

Wat kost AI-verslaglegging bij Phase2?

Phase2 kost €50 per gebruiker per maand voor AI Complete, of €60 met automatische facturatie via VECOZO, excl. btw. Je probeert het 30 dagen gratis. Er zijn geen opstartkosten; jaarlijks betalen geeft één maand gratis.

AI-conceptverslagen, cliëntdossier, agenda en beveiligde berichten horen bij beide abonnementen. De enige keuze is automatische facturatie via VECOZO. Als je weet hoe een smartphone werkt, begrijp je direct hoe Phase2 werkt. Tijdens een kennismaking laten we de volledige werkstroom zien.